2013年12月26日下午，該分公司在二樓會議室召開了新建成的三個小區(qū)前期接管啟動專題會。分公司經(jīng)理對新接管小區(qū)的人員配置、前期準備工作以及注意事項進行詳細的分析和部署，要求分管領導全面做好協(xié)調工作，發(fā)鑰匙、收費等工作要及時調配人員，開展新小區(qū)接管前期籌備工作。明確三個小區(qū)辦主要負責人，要求他們必須扎實地做好物業(yè)服務前期接管工作，為今后打造省級優(yōu)秀住宅小區(qū)奠定堅實的基礎。

一是要及時介入物業(yè)前期管理，加強宣傳，對小區(qū)現(xiàn)有的違規(guī)現(xiàn)象：私拉亂建、散養(yǎng)家禽、亂栽亂種、占用公共場所等現(xiàn)象從源頭抓起。二是要告知業(yè)主們入住小區(qū)前的注意事項，根據(jù)《業(yè)主手冊》、《業(yè)主公約》內的規(guī)定與業(yè)主簽訂協(xié)議，登記好業(yè)主家庭概況，明確室內裝修時嚴禁砸墻，改變房屋結構等現(xiàn)象。三是張貼溫馨提示，告知業(yè)主裝修時注意安全和防盜，小區(qū)工作人員對裝滿物品的車輛出入小區(qū)要嚴格檢查登記，防止偷盜。四是交接房屋鑰匙時，與業(yè)主約定物業(yè)服務綜合費用標準，收取物業(yè)費和裝修垃圾清理費。

最后該分公司經(jīng)理要求小區(qū)辦主任做好前期接管工作記錄，歸納出好的工作流程和工作方法，努力打造八公山物業(yè)管理特色，更好地服務于廣大業(yè)主。